Documento

Genericamente documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Documento de arquivo é a unidade constituída pela informação e seu suporte, produzida ou recebida em decorrência do cumprimento de uma atividade, preservada para servir de prova, testemunho e pesquisa. Documentos de arquivo formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo, e não a natureza do suporte ou formato.

Documentos públicos são todos os documentos em qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades, bem como aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.

Documento Digital x Documento Digitalizado

Documento digital é todo registro gerado ou recebido por intermédio de sistemas de computação, por uma entidade pública ou privada no desempenho de suas atividades, armazenado e disponibilizado ou não em meio eletrônico. Em outras palavras, documento digital é aquele que nasce, tramita e é destinado por meio computacional. São cinco os requisitos que conferem ao documento digital equivalência com o analógico (produzido em papel): certificação de autoria (assinatura), certificação de integridade (não alteração), garantia de sigilo dos conteúdos (através de perfis de usuários), certificação da tempestividade (protocolo eletrônico) e garantia de acessibilidade (em tempo e a quem de direito).

Documento Digitalizado, por sua vez, é aquele convertido para o meio digital através do uso de um digitalizador de imagens. Um documento digitalizado é uma cópia digital de um documento originalmente analógico. A distinção entre documento digital e o digitalizado, sob a ótica da preservação digital, se dá no sentido de que os documentos digitalizados poupam os originais do manuseio e consequente degradação, enquanto que os primeiros apenas existem no meio digital e, como tal, são considerados os originais. 

Processo x Dossiê

Processo é uma unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível. Ao contrario do processo, o Dossiê é uma unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.

Arquivo

Modernamente, os arquivos deixaram de ser apenas depósitos de documentos e transformaram-se em centros ativos de informações a serviço dos usuários. Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Três características básicas distinguem os arquivos dos demais órgãos de documentação:

• Exclusividade de criação e recepção dos documentos por uma repartição ou órgão. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa;

• Origem dos documentos no curso das atividades do órgão. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas;

• Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Sistema de Arquivos

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) Sistema de Arquivos é um conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. Um Sistema de Arquivos é requerido para o estabelecimento de uma política de arquivos e sua eficiência depende, inclusive, das pessoas que lidam com os documentos, uma vez que são imprescindíveis a responsabilidade e o comprometimento com a realização das rotinas estipuladas para o processo de gestão documental.

Teoria das Três Idades

Trata-se de um dos princípios básicos em que se assenta a Arquivística contemporânea. O ciclo de vida dos documentos é composto por três períodos (idades):

• Arquivo Corrente/Primeira Idade/Ativo - São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

• Arquivo Intermediário/Segunda Idade/Semi-Ativo - São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Acesso público mediante autorização do organismo produtor.

• Arquivo Permanente/Terceira Idade/Histórico - São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

A cada idade correspondem procedimentos técnicos diferentes e o tratamento dispensado na fase corrente refletirá nas fases seguintes.

Classificação

A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos e consiste numa sequencia de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Dessa distribuição originam-se classes documentais, agrupadas estrutural ou hierarquicamente dentro do conjunto de documentos do fundo de arquivo, originando o Plano de Classificação de Documentos.

A classificação dos documentos em sua fase corrente garante maior organicidade aos documentos, uma vez que são tratados próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados. Por outro lado, somente a partir da classificação é possível uma avaliação profunda da necessidade de preservação de documentos. Assim, os documentos devem ser classificados no momento de sua produção ou recepção e o código de assunto correspondente irá acompanha-lo por toda sua vida útil, seja na tramitação ou no arquivamento, conferindo maior segurança no desempenho das atividades arquivísticas.

A classificação deve ser conhecida por todos os servidores do órgão e realizada por aqueles responsáveis pela produção e guarda de documentos, de acordo com as seguintes operações:

• Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado de acordo com seu conteúdo, bem como na localização do assunto no Código de Classificação;

• Codificação: consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto de que trata o documento e na aposição do referido código no canto superior direito da primeira folha do documento, a lápis. Importante observar que o(s) anexo(s) que porventura acompanhe(m) o documento deverá(ão) receber o mesmo código.

Avaliação

A avaliação de documentos é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de arquivo. Trata-se de um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (primários ou secundários), e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, o que contribui para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como ajuda a preservar o patrimônio documental.

A fim de evitar a acumulação desordenada, a avaliação deverá ser realizada no momento da gênese documental, paralelamente ao trabalho de classificação. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo é o instrumento fundamental da avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos, definindo claramente os prazos de guarda e a destinação final.

Ordenação

A ordenação é uma técnica arquivística a serviço da organização de documentos que estabelece um ou mais critérios que determinam a disposição física de um conjunto de documentos e cujo objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos. Essa técnica permite evitar, em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessária a consulta de dezenas ou centenas de outros.

Cabe ressaltar, ainda, que, para definir como os documentos devem ser ordenados, é imprescindível considerar as necessidades dos principais usuários e os tipos de busca a que estarão sujeitos.

Para proceder à ordenação servimo-nos de métodos de arquivamento. São eles que fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser ordenados. Os métodos de arquivamento a serem adotados para ordenar os documentos variam de acordo com as atividades desempenhadas pelo órgão, os tipos documentais e os suportes dos documentos.

O arquivamento deve se dar conforme a classificação de cada documento, ou seja, para cada código deverá ser criada uma ou mais unidades de instalação (caixa-arquivo, pastas, rolos e envelopes), conforme os diferentes tipos documentais acumulados. A escolha da unidade de instalação depende do volume documental e da frequência de consulta. Neste sentido, aconselha-se utilizar nos arquivos setoriais (correntes): pastas A-Z quando não houver um grande volume do mesmo tipo documental; caixas-arquivo quando o mesmo tipo documental gerar um grande volume; e pastas suspensas quando as características da documentação exigirem ordenação alfabética. Documentos de caráter intermediário e permanente deverão ser acondicionados em caixas-arquivo, mesma unidade de instalação utilizada no Arquivo Central do TRESC.

Para identificação do conteúdo das caixas-arquivo e das pastas A-Z deve-se confeccionar espelhos padronizados. Baixe os modelos oficiais do Tribunal para organizar os documentos da sua unidade administrativa.

Microfilmagem x Digitalização

O microfilme é o resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.  A Lei n. 5.433, de 8.5.1968, autoriza as atividades de microfilmagem no Brasil e estabelece que o microfilme possui os mesmos efeitos legais dos documentos originais, de modo que estes podem ser eliminados após a microfilmagem, desde que não sejam considerados de guarda permanente. O Decreto n. 1.799, de 30.1.1996 regulamentou a Lei da microfilmagem.

A digitalização de documentos é regulada pela Lei n. 12.682, de 9.7.2012, no entanto, considerando que os procedimentos de reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização não estão definidos, prejudicando seus efeitos jurídicos para todos os fins de direito, os documentos originais digitalizados necessitam ser preservados, independente de seu valor.

Para mais conceitos acesse o Glossário.