Gestão Documental

Gestão de documentos, segundo a Lei n. 8.159/1991, "é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente". Seu objetivo é aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, integrando o tratamento dos documentos num único sistema.

Vantagens

Clareza na distinção dos valores dos documentos;
Melhor organização dos documentos;
Maior consciência do valor dos arquivos;
Redução considerável de custos governamentais.

Fases

1ª fase - Produção

Refere-se à criação de documentos e normatização do programa de gestão documental. Nesta fase, o foco é a otimização da criação de documentos, evitando-se a produção daqueles considerados não-essenciais a fim de diminuir o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. Assim, é abrangida nessa fase a gestão das correspondências, do correio eletrônico, dos processos e dos documentos vitais. É também nessa fase que são elaboradas as normas de gestão documental.

2ª fase - Utilização e Conservação

Refere-se à elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, registro e controle da tramitação de documentos, bem como às formas de acondicionamento e armazenamento dos documentos. Assim, esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, avaliação e organização documental, bem como elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Portanto, é nesta fase que desenvolve-se a gestão de arquivos correntes e a implantação de sistemas de arquivo.

3ª fase - Destinação

Nesta fase desenvolve-se a gestão de arquivos intermediários e do arquivo permanente, bem como o estudo das técnicas de reformatação de documentos, tais como a digitalização e microfilmagem. Assim, é nesta fase que se decide quais documentos serão preservados e quais serão eliminados e se haverá migração de suportes.

Conceitos e Princípios